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产权法主要是界定个人和企业的权利和责任,以及这些权利和法律的交易和执行的法律。财产有两种类型:不动产和动产。因此常见不动产和动产纠纷主要表现在税务,产权交易,土地登记,抵押贷款,物业管理,财产分割等方面。为此澳法评作者们撰写了土地税,附加印花税,楼花合同,轻型开发,法人团体等文章帮助读者深入了解产权法。

话说物业管理中的Body Corporate(下)

2019.12.22 | 澳洲法律评论作者团 | #来哲夫律师

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上一篇文章提到,管理任何稍具一定规模的共有产权项目都是一件非常繁琐复杂的工作,虽然共有产权项目业主大会及大会选举产生的业主委员会被赋予了管理共有产权社区的职责,但业主大会一般一年才召开一次会议,有业主委员会的共有产权项目,业委会会议最多也就是每一个季度开一次,很多日常工作没有办法靠业主大会和业主委员会来具体执行,因此,共有产权社区管理法允许共有产权项目的法人团体(Body Corporate)以合同的方式聘请两个人(或两个公司)来处理共有产权项目的日常事务。聘请的人,一个叫法人事务经理(Body Corporate Manager ),另一个叫物业经理(Onsite Property Manager / Caretaking Service Contractor)。

法人事务经理一般根据服务合同的约定从事以下行政管理工作:

1.  为项目法人提供秘书服务,包括发出业主大会和业委会的会议通知、出席并记录会议内容,向全体业主发出所有会议的会议纪要;

2. 为项目法人提供会计服务,包括项目每年的财务预决算、长期维护维修费用预算;

3. 为项目法人提供行政服务,包括发出违反社区管理公约通知和发出物业费缴费通知,代为收取物业费和管理项目社区的日常行政费用基金和大修理基金;

4. 根据业主大会的特别授权,代行业委会的部分职能,或者,如果项目没有业委会,代行业委会全部职能。

物业经理一般根据服务合同的约定从事以下服务工作:

1.  负责项目社区日常的清洁维护服务;

2.  负责安排监督各类专业工人对项目社区内一切公共设施的维修服务;

3.  负责观察社区居民(包括访客)对社区管理规则的遵守情况并向业委会报告持续存在的违反规则的事件或行为,以便项目法人采取纠违行动;

4.  居住在项目社区内以便随时响应社区内的突发事件;

5.  代理社区内投资业主招租和管理出租房屋。

任何项目的第一任法人事务经理和第一任物业经理都不是业主大会通过全体业主表决聘用的,因为招聘和聘用他们上岗时,业主们还没有拿到房屋的产权,或至少很多业主还没有办理入伙手续,但是法人事务经理和物业经理应该在小区开门迎接业主的第一天到岗

如何解决这一矛盾呢?有过购买共有产权项目期房经验的朋友可能还记得,与期房购买合同一同交到你手里的还有一份开发商准备的“共有产权项目披露文件”。在披露文件中,除了披露共有产权项目本身的各项信息之外,开发商还披露了准备聘请的项目法人事务经理和物业经理的服务合同草案,同时披露文件中还包括了一份要求你在上面签字的授权委托书,授权开发商在期房交割后最长一年的时间里由开发商代为行使业主在业主大会上的一切权利。由于开发商握有所有业主的授权委托书,所以实际上是开发商行使业主大会的权力聘请了社区项目的首任法人事务经理和首任物业经理。

为防止开发商滥用手中的权力,共有产权社区管理法规定开发商代表全体业主签订的法人事务经理服务合同和物业经理服务合同必须做到条款公平合理,各方权利义务均衡。如有违反,开发商要被罚款并且受损失的项目法人可以起诉开发商要求赔偿损失。

为防止开发商拖延交出手里的权力,共有产权社区管理法的所有管理细则均规定在以下任何两种情形之一出现后的两个月内,开发商必须召集并举行第一次年度业主大会:

1. 共有产权项目内50%以上的房屋的所有权已不在开发商手里

2. 共有产权项目登记成立已满6个月

在第一次及以后每一年的年度业主大会上,要选举产生业主委员会。

业主委员会(Body Corporate Committee)的职责是:

1. 负责项目法人团体(Body Corporate)的日常行政事务管理;

2. 负责贯彻业主大会的决议;

3. 在业主大会闭会期间,代表业主大会行使权力作出决议。

但就以下事项,业主委员会无权代表业主大会作出决议:

1. 确定或改变物业费收费数额;

2. 变更业主的权利或义务;

3. 共有产权社区管理法中明确规定必须由业主大会根据无异议决议、特别决议、绝对多数决议或简单多数决议通过的所有事项;

4. 业主大会上,经过到会业主简单多数表决通过的,明确必须由业主大会通过简单多数决议表决通过的所有事项;

5. 决定提起诉讼(决定起诉欠费业主除外)

业主委员会由执行委员(主席、秘书和司库)、非执行委员(如有)和无投票权委员(法人事务经理和物业经理)组成。

适用通用型、出租型或商用型管理细则的共有产权项目社区必须至少选出3名,最多选出7名委员。一个委员可以同时担任主席、秘书和司库三个职位或其中的任意两个职位

业委会主席(Committee Chairperson)的职责主要是主持所有的业主大会和业主委员会会议。主席在任何会议中与任何业主或业委会委员一样只有一票的表决权,不拥有比任何业主或任何其他委员更高的权力。

业委会秘书(Committee Secretary)的职责包括:

1. 发出会议通知,邀请业主提出希望在业主大会上表决的事项;

2. 要求业主提名业委会委员并收集提名;

3. 为业委会委员的选举,准备并寄出记名或不记名选票;

4. 收取填写好的选票;

5. 收取业主大会或业主委员会的代理人出席授权书。

6. 在业主大会上备齐以下文件,随时准备接受业主的查阅:

    (i)   业主名录;

    (ii)  在业主大会上有选举权的人员的名单;

    (iii)  所有代理人出席授权书。

7. 做会议记录,准备会议纪要。

如果Body Corporate聘请了法人事务经理,Body Corporate可以授权法人事务经理履行业委会秘书的全部职责

业委会司库(Committee Treasurer)的职责主要是准备预算、发出收费通知、收取物业费和对外付款,准备BodyCorporate每个月日常行政费用基金和大修理基金银行账户的对账单等。

如果Body Corporate聘请了法人事务经理,Body Corporate可以授权法人事务经理履行业委会司库的全部职责

如果一个共有产权项目聘请了法人事务经理和物业经理,此二人依法自动成为业主委员会的无投票权委员,对业委会讨论的所有事项没有表决权,但有权出席业委会的所有会议

总之,通过以上叙述,读者应该可以看出:

1、Body Corporate是所有业主组成的联合体。这个联合体的意志通过业主大会的决议来体现。任何个人,即使是业委会主席(Committee Chairperson),也不能把自己视为Body Corporate的化身,没有业主大会的决议,主席也不能代表Body Corporate发号施令

2、Body Corporate Committee在业主大会闭会期间,可以在有限的日常事务中代表Body Corporate行使权力,但法律或业主大会特别保留给业主大会作出决议的事项,业主委员会无权决定;

3、Body Corporate Committee实行的是集体负责制。所有有投票权的委员,不管是执行委员还是非执行委员,一人一票,所有事项按少数服从多数的原则表决通过。任何人,包括业委会主席,也不能以业委会的名义,一个人独断专行;

4、Body Corporate Manager和Onsite Property Manager是Body Corporate聘请的独立人士/公司(Contractors),他们不是Body Corporate的雇员。Body Corporate只能根据与他们签订的服务合同,要求他们根据合同的约定,履行合同义务,提供合同规定的服务。Body Corporate无权要求他们提供合同约定之外的服务

5、Body Corporate Manager和Onsite Property Manager之间既无隶属关系也无合同关系,双方平行存在,各自根据与Body Corporate签订的服务合同,相互配合,为Body Corporate提供共有产权社区的管理服务。

创建一个管理完善业主满意的共有产权社区,以上各方的密切合作和相互制衡,一样都不能少

希望以上分析和总结,可以帮助读者分清 Body Corporate(共有产权项目法人团体)、Body Corporate Committee(共有产权项目业主委员会)、Body Corporate Committee Chairperson(业主委员会主席)、Body Corporate  Manager(法人事务经理)和Onsite Property Manager(物业经理)五种法律主体及其各自在共有产权社区管理中扮演的角色。

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